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Word Textgestaltung
Grafik und Textgestaltung mit Microsoft Word
Jim möchte für seine Bewerbung einen tabellarischen Lebenslauf erstellen. Bei der Formulierung hat ihm Jill geholfen. Aber er weiß, dass es nicht nur auf die Wahl der Worte ankommt. Der Lebenslauf sollte auch ansprechend und übersichtlich gestaltet sein. Zusammen mit Jill will er heute die Aufteilung und die Gestaltung festlegen.

In dieser Lerneinheit erfährst du:

Was man mit Schrift machen kann
Hoch Runter

Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad
Es gibt viele verschiedene Schriftarten, mit denen Texte gestaltet werden können. Eine Schrift kann den Charakter eines Textes sehr beeinflussen. Daher sollte man sich gut überlegen, welche Schrift man zu welchem Zweck einsetzt.

Auf jedem Computer sind verschiedene Systemschriften installiert. Meistens sind es Times New Roman, Arial und Verdana. Zusätzlich bieten verschiedene Programme weitere Schriften an. Man kann sie einzeln oder als Schriftsammlungen kaufen.

Im Internet findet man auch kostenlose Schriften zum Download. Nicht alle Schriften eignen sich für lange Texte. Um die Lesbarkeit zu testen, tippt man einfach einen ganzen Absatz mit dieser Schrift und lässt das Ergebnis von Freunden probelesen. Aber nicht vergessen: damit man Änderungen an der Schrift vornehmen kann, muss vorher die Textstelle markiert werden.

Schrift unterstützt die Aussage eines Textes
Schrift unterstützt die Aussage eines Textes

Nicht nur die Schriftart kann man verändern. Auch Schriftgröße oder Schriftgrad können eingestellt werden.

Die Schriftgröße wird in Punkt oder neuerdings auch in gemessen. Die meisten gedruckten Texte, wie Bücher oder Zeitungen werden mit Zeichen zwischen 10 bis 12 Punkt Größe gesetzt.
In MS Word kann man die Schriftgröße bequem in der Formatierungs-Symbolleiste ändern. Auf dieser Leiste ist eine Auswahl der besonders häufig verwendeten Befehle angeordnet.

Außerdem kann man den Schriftschnitt verändern. Fast jede Schriftart kann man in den Schnitten normal, kursiv oder fett darstellen. Auch diese Einstellungsmöglichkeiten finden sich in der Formatierungs-Symbolleiste in den Buchstaben „F“ und „K“.

Das Icon zur Veränderung der Schriftfarbe befindet sich nur etwas weiter rechts von den Schriftschnitt-. Es ist ein großes A mit einem farbigen Balken darunter. Hat man noch keine Änderungen der Schriftfarbe vorgenommen, ist der Balken schwarz (Standardeinstellung). Klickt man auf das Icon, öffnet sich ein kleines Ausklappmenü mit verschiedenen Farbkästchen.

Schließlich gibt es noch die Schrifteffekte, mit denen man bestimmte Textstellen hervorheben kann: man kann ein Wort unterstreichen, es mit Schattierungen versehen oder durchstreichen.
Indem man auf das Menü geht und den Befehl Zeichen auswählt, erhält man das Dialogfenster Zeichen. Hier klickt man auf die Registerkarte Schrift. Im Bereich Effekte kann man in die Kontrollkästchen seiner Wahl ein Häkchen setzen.
Unter der Registerkarte Texteffekte findet man Möglichkeiten zur Textanimation – die sind jedoch nur für eine Ausgabe der Texte interessant.

Schrift ändern
Übung: Schrift ändern
Auch wenn es viel Spaß macht – wenn man eine seriöse Wirkung erzielen möchte, sollte man nicht mehr als drei unterschiedliche Schriftarten in einem Dokument benutzen.


Text braucht Raum
Ob man einen Text gern liest und ob er sich gut liest, hat nicht nur mit seinem Inhalt zu tun. Worte und Texte brauchen Raum, um ihre Wirkung entfalten zu können. In der folgenden Abbildung kann man deutlich sehen, welcher Text angenehmer zu lesen ist.

Zeichenabstand
Zeichenabstand

Um Änderungen an der Laufweite des Textes vorzunehmen, markiert man den Text und klickt dann im Menü auf den Befehl Zeichen. Im Dialogfenster Zeichen wählt man nun die Registerkarte Zeichenabstand. Hier gibt es für die Laufweite die Auswahl normal, erweitert und schmal.

Übrigens
Hervorhebung durch Laufweite
Durch die Änderung der Laufweite kann man einzelne Worte d e z e n t aus dem Gesamttext hervorheben.

Was für den Abstand zwischen Buchstaben gilt, ist auch für den Abstand zwischen den Zeilen richtig: Drängen sich die Zeilen des Textes zu dicht untereinander, wird der Text unleserlich. Die Augen haben Mühe, dem Zeilenverlauf zu folgen und ermüden schnell. Ist der Zeilenabstand zu groß, entsteht leicht der Eindruck, dass die einzelnen Zeilen gar nicht zusammen gehören.

Den Zeilenabstand kann man im Dialogfenster Absätze einstellen. Über das Menü und den Befehl Absatz kommt man zu diesem Dialogfenster. Im Bereich Abstand kann man bei Zeilenabstand unter verschiedenen Möglichkeiten auswählen.

Es gibt für die Einstellungen der Laufweite und des Zeilenabstandes kein „Idealmaß“. Es gibt immer mehrere richtige Möglichkeiten. Laufweite, Zeilenabstand, Schriftart und Schriftgröße sind von einander abhängig. Was für die eine Schriftart gilt, kann sich für eine andere Schrift katastrophal auswirken. Hier sollte man ein wenig experimentieren, um für den eigenen Text die richtige Kombination herauszufinden.

Aber auch von weiteren Faktoren sind diese Einstellungen abhängig. Es kommt auch darauf an, wie lang die einzelnen Zeilen eines Textes sind, wie lang der ganze Text ist, ob er in Absätze gegliedert ist und wie er ausgerichtet ist.

Ausrichtung von Text
Ausrichtung von Text

Über das Menü kann durch den Befehl Absätze das gleichnamige Dialogfenster aufgerufen werden. Hier kann man die Einstellungen in der Registerkarte und Abstände gleich im ersten Bereich Allgemein festlegen.
Es gibt dabei auch noch die Möglichkeit Blocksatz. Dabei werden die Zeilen eines Textes in einen festen Rahmen gezwungen, so dass Zeilenanfang und –ende immer gleich sind. Viele leben mit dieser Einstellung ihren Ordnungssinn aus, ohne den Text danach noch einmal durch zu arbeiten. Beim erzwungenen Blocksatz können nämlich in manchen Zeilen unschöne „Löcher“ entstehen, die den Lesefluss stören.

Blocksatz mit und ohne Löcher
Blocksatz mit und ohne Löcher

Wie man ein Dokument gestaltet
Hoch Runter

Seitenabstände
Auch der Abstand um den Text herum bildet einen wichtigen Entfaltungsraum. Die Gestaltung eines Briefes unterliegt anderen Bedingungen als die eines längeren Textes.
In einem Brief gibt es verschiedene Informationsebenen, die auf einer Seite sinnvoll und übersichtlich zugleich angeordnet werden müssen: Von wem und woher kommt das Schreiben, an wen ist es gerichtet, wann wurde es geschrieben und worum geht es in dem Brief. Durch Zwischenräume, manchmal auch durch Linien, durch unterschiedliche Gestaltung heben sich die Ebenen von einander ab.
Eine Buchseite hat z.B. weniger Informationsebenen. Hier gibt es die Seitenzahl die zur Orientierung dient und ansonsten den Text. Das woher und wann ist auf dem Buchumschlag oder auf speziellen Seiten abgeklärt.

Form und Inhalt
Form und Inhalt

Meistens werden Briefe abgeheftet, daher wird der linke Seitenrand oft breiter gestaltet, als der rechte. Wenn man den Brief auf bedrucktem Briefpapier oder Firmenpapier ausdrucken möchte, sollte man die Seitenränder so festlegen, dass der Text nicht in farbige Bereiche oder bedruckte Felder gerät.

Layout festlegen
Die Anordnung der Informations- und Inhaltsebenen auf einer Seite oder über mehrere Seiten hinweg wird „“ genannt. Je nachdem für wie wichtig Inhalte oder Informationen erachtet werden, bekommen sie einen anderen Platz auf einer Seite. Die Leserichtung der lateinischen Schrift ist von links nach rechts und von oben nach unten. oben setzt der Blick gewohnheitsgemäß an. Aber er lässt sich auch gern durch Besonderheiten wie fette oder andersfarbige Schriften bzw. Bilder auf eine andere Stelle einer Seite ziehen.
Um das einer Seite einzurichten, klickt man im Menü Datei auf Seite einrichten.
Man erhält das Dialogfenster Seite einrichten. Hier kann man alle wichtigen Einstellungen für das Seitenlayout treffen.
In der Registerkarte Seitenränder kann man die Ränder an den Seiten eines Blattes einrichten. Man kann festlegen, ob die Seite hoch- oder querformatig sein soll. Außerdem gibt es eine Vorschaumöglichkeit.

Seite einrichten
Übung: Das Seitenlayout festlegen
Beim Festlegen des Seitenlayouts kann man auch immer entscheiden, ob die Einstellungen für das gesamte Dokument gelten oder nur für einen bestimmten Bereich.


Kopf- und Fußzeile
In vielen mehrseitigen Dokumenten gibt es eine Kopf- oder eine Fußzeile. Das sind Informationen, die über weite Leseabschnitte immer gleich bleiben. In der Kopfzeile ist meist festgehalten, wer das verfasst hat, wie der Titel lautet und von wann der Text ist.
In der Fußzeile befindet sich z.B. die Seitenzahl.
Über das Menü Ansicht kommt man zum Befehl Kopf- und Fußzeile. Auf Anklick werden die jeweiligen Bereiche aktiv und die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile erscheint. Hier kann man die nötigen Einstellungen festlegen. In dem Moment, wo die Leiste geschlossen wird, ist auch der andere Text im Programmfenster wieder aktiv.

Papiergröße und das DIN Format
Auf der Registerkarte kann die Papiergröße für das eingestellt werden. Natürlich ist das eines Dokuments auch immer abhängig von seiner Größe.
Dabei gibt es eine Vorauswahl an Standardformaten wie die hier bekannten Formate A4 oder A3. Doch auch fremde Standards wie „Letter“ (amerikanisches Briefformat) oder „japanische Postkarte“ finden sich hier. Findet man nicht das passende , kann man die Papiergröße auch unter dem Ausklappmenü in cm angeben. Allerdings sollte man daran denken, dass die gewöhnlichen Drucker auf das DIN A 4 ausgelegt sind. Natürlich kann man kleinere Formate einlegen – nur kann man dann nicht mehr sicher sein, ob die Papiere auch an der richtigen Stelle bedruckt werden.

DIN Größen
DIN Größen

DIN steht für Deutsche Industrie Norm. In Deutschland und in den meisten Teilen Europas werden DIN Formate benutzt. Außerhalb von Europa werden andere Standards verwendet.
Das besondere an dem ist, dass das Längen-Seiten-Verhältnis bei allen Größen gleich bleibt: Halbiert man ein DIN in der Länge, bekommt man das nächst kleinere DIN . Ein DIN A 4 erhält man also, indem man einen DIN A 0 Bogen viermal halbiert.

Vorlagen von Microsoft Word nutzen
In Microsoft Word gibt es viele verschiedene Vorlagen, die man für eigene Zwecke verwenden kann. Man kann sie so nutzen wie sie sind, oder nach eigenem Geschmack abwandeln. Auf diese Weise kann man sehr schnell zu einem guten Ergebnis kommen.
Um eine Briefvorlage aus dem Vorrat der Vorlagen zu nutzen, öffnet man am besten den mit dem Tastaturkürzel F1. Hier klickt man auf die Auswahl Neues . In der Auswahl Vorlagen wählt man den Befehl Auf meinem Computer und erhält das Dialogfenster Vorlagen. Man wählt die Registerkarte Briefe & Faxe und kann unter den angebotenen Vorlagen auswählen.
Auf den Registerkarten des Dialogfensters Vorlagen erkennt man, dass es eine umfangreiche Sammlung verschiedenster Musterdokumente gibt, vom Lebenslauf bis zur Dissertation.

Microsoft Vorlagen
Übung: Mit Microsoft Vorlagen arbeiten
Es ist ganz einfach mit den Vorlagen von Microsoft Word z.B. einen Brief zu erstellen. Auf den Internetseiten von Microsoft kann man immer wieder neue Vorlagen zum Herunterladen finden.


Wie man Fotos und Grafiken einbindet
Hoch Runter

Bild und Text
Es kommt häufig vor, dass in Dokumenten Text und Bilder erscheinen. Dabei können die Bilder unterschiedliche Aufgaben haben. Manchmal sind es Illustrationen, die den Textinhalt darstellen. Nicht selten sollen sie den Text ein wenig auflockern. Oft veranschaulichen sie schwierige Textinhalte, fassen sie zusammen oder gewähren eine Übersicht.
Ein Bild muss sich gut in das
Layout hineinfügen. Der Bezug zum Textinhalt sollte bestehen bleiben. Trotzdem darf der Textfluss nicht gestört werden, sondern sollte sich harmonisch fortsetzen. Hat man ein Bild, das unbedingt in einer bestimmten Größe dargestellt werden soll, muss man es vorher abmessen und einpassen.

Bild im Textfluss
Bild im Textfluss

Ein Bild einzufügen ist nicht schwer. Im Menü Einfügen wählt man den Befehl Grafik und erhält ein weiteres Ausklappmenü. Unter dem Befehl ClipArt bekommt man eine große Auswahl an Grafiken, die zur freien Nutzung von Microsoft Word verfügbar sind.
Wählt man den Befehlt aus Datei, kann man ein bestimmtes Bild über die eigene Ordnerstruktur heraussuchen.

Mach’s nach: Lebenslauf mit Bild
Jim möchte für seine Bewerbung einen Lebenslauf mit Bild erstellen. Der Lebenslauf ist schon fertig – jetzt muss nur noch das Bild eingefügt werden. Über das Menü Einfügen findet Jim sein Bewerbungsfoto im Ordner. Es öffnet sich auf seinem Lebenslauf, aber Jim sieht sofort, dass es zu groß ist. Er führt einen Doppelklick aus und erhält das Dialogfenster Grafik formatieren. Er klickt auf die Registerkarte Größe und setzt im Bereich Skalieren jeweils ein Häkchen in die Kontrollkästchen sperren und Relativ zur Originalgröße. Dann skaliert er das Bild auf 75%.

Nun möchte er noch einen Rahmen um das Bild legen. Daher klickt er auf die Registerkarte Farben und Linien und nimmt im Bereich Linien seine Einstellungen vor: Als Farbe wählt er ein sehr helles Grau, das er selbst aus der Farbscala heraussucht, indem er im Ausklappmenü Farben auf die Möglichkeit weitere Farben geht.

Im Ausklappmenü Gestrichelt und Art belässt Jim die Auswahl auf den voreingestellten Möglichkeiten. Aber im Ausklappmenü Stärke gibt er die Linienstärke mit 3 Punkt an.

Dann wechselt er auf die Registerkarte und wählt im Bereich Umbruchart die Möglichkeit Vor den Text aus. Im Bereich Horizontale Ausrichtung setzt er in den Radiobutton Andere einen Punkt und drückt den Button Weitere.

So kommt er zum Dialogfenster Erweitertes . Auf der Registerkarte Bildposition kann er genau festlegen, wie und wo er das Bild platziert.

Im Bereich Horizontal setzt er in den Radiobutton Absolute Position einen Punkt. In dem ersten Feld gibt er 6,5 cm ein. Im zweiten Feld wählt er als Bezug die Möglichkeit Spalte. Nun drückt zweimal er den Button OK und kann sein Resultat sehen.

In der folgenden Kamerafahrt kann man die Übung noch einmal nachvollziehen.

Lebenslauf mit Bild
Übung: Bild in den Lebenslauf einfügen
Wenn das Bild eingefügt ist, gelangt man durch einen Doppelklick zum Dialogfenster Grafik formatieren. Hier kann man das Bild drehen oder skalieren oder man ändert Größe und Position.


Zeichnungsobjekte
Über das Menü Ansicht kann man bei der Möglichkeit Symbolleisten selbst entscheiden, welche Leisten man sehen möchte.

Ist die Zeichnen-Symbolleiste eingeschaltet, finden sich auf ihr ein Rechteck und ein Oval. Das sind die einfachsten Werkzeuge. Klickt man sie an, kann man je nachdem ein Rechteck oder ein Oval aufziehen. Durch Doppelklick kann man das Objekt in Farbe und Rahmen verändern, ebenso wie bei Jims Passbild.

Das Ausklappmenü bietet zu verschiedenen Stichworten weitere Auswahlmöglichkeiten an Zeichnungsobjekten wie z.B. Sprechblasen, Herzen oder Sterne an.

Mach’s nach: Zeichnungsobjekt einfügen
In seinem Lebenslauf hat Jim seine Kontaktdaten ganz oben in zwei Blöcke gesetzt. Im ersten Teil steht die Postanschrift, im zweiten Teil die Telefonnummer und die Emailadresse. Die dicke hellgraue Linie zwischen den Blöcken ist ein Zeichnungsobjekt, ein Rechteck.

Jim klickt auf der Zeichnen-Symbolleiste auf das Icon Rechteck. Daraufhin öffnet sich auf der Seite im Programmfenster ein großer Zeichnungsbereich. Das ist eine praktische Einrichtung, gerade wenn man eine Grafik erstellt, die aus mehreren Objekten besteht. Befinden sich alle innerhalb des Zeichnungsbereichs, können sie z.B. zusammen im Text verschoben werden.

Da Jim jedoch nur ein Zeichnungsobjekt erstellen möchte, löscht er den Zeichnungsbereich mit der Delete-Taste und zieht ein schmales kurzes Rechteck aus. Mit gedrückter linker Maustaste verschiebt er das Rechteck an die richtige Stelle. Durch einen Doppelklick öffnet er dann das Dialogfenster AutoForm formatieren. Auf der Registerkarte Farben und Linien wählt er im Bereich Ausfüllen im Ausklappmenü Farbe den 25%-Grauton aus. Im Bereich Linie stellt er im Ausklappmenü die Option keine Farbe ein.

Danach wechselt er auf die Registerkarte Größe. Für die Höhe gibt er 1,8 cm und für die Breite 0,1 cm ein. Auf der Registerkarte entscheidet er sich für die Möglichkeit Vor den Text. Im Bereich Horizontale Ausrichtung setzt er in den Radiobutton Andere einen Punkt und drückt dann auf den Button Weitere.

Im Dialogfenster Erweitertes wählt er absolute Position für die . Hier gibt er: 3,8 cm rechts vom Seitenrand an. Auch für die bestimmt er eine absolute Position: 1,5 cm unterhalb der Seite. Nun klickt er zweimal auf den OK-Button und ist schon fertig.

Zeichnungsobjekt einfügen
Übung: Einfache Grafiken selbst gestalten
In Microsoft Word hat man die Möglichkeit einfache Grafiken selbst zu gestalten. Die Werkzeuge dazu finden sich auf der Symbolleiste Zeichnen am Fuß des Programmfensters.


Bildbeschriftung
Zu jedem Bild gehört auch eine Bildbeschriftung. Hier kann erklärt werden, was genau auf dem Bild zu sehen ist oder wer es gemacht hat. In einem Referat oder einem anderen längeren Text kann man die Abbildungen auch nummerieren. So kann man sich direkt im Text darauf beziehen oder am Ende des Textes einen Abbildungsnachweis anlegen.

Wenn man die Abbildung ausgewählt hat, geht man über das Menü Einfügen auf die Auswahl Referenz. Hier klickt man den Befehl Beschriftung an. Im Dialogfenster Beschriftung kann man dann alles Weitere einstellen.

Zusammenfassung

Jim ist zufrieden mit dem Resultat. Er hat sich entschieden eine Vorlage von Microsoft Word zu benutzen, die er an verschiedenen Stellen etwas abändert. Schriftart, Schriftgrad und Schriftschnitt belässt er wie in der Vorlage. Auch die Abstände stimmen für Jims Geschmack überall. Der Text ist nicht zu gedrängt, steht jedoch auch nicht zu weit auseinander.
Zusätzlich fügt Jim ein Passbild in seinen Lebenslauf ein und passt es mit einem Rahmen an das Design der Word-Vorlage an.
Damit sich sein Lebenslauf noch etwas mehr von der Vorlage abhebt, schlägt Jill vor, auch noch ein dezentes Zeichnungsobjekt einzusetzen.

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