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Word Tabellen
Tabellen und Spalten
Inzwischen hat Jill verschiedene Dinge mit Microsoft Word ausprobiert. Jetzt hat sie sich vorgenommen, ihren Lebenslauf zu gestalten. Außerdem wird sie später zusammen mit Jim den der Schule entwerfen. Das ist die abgespeckte Version der Schülerzeitung, die sie mit Jim für die Schule herausgibt. Gestern war Redaktionssitzung und Jim wird ihr noch verschiedene Artikel auf einer Diskette mitbringen. „Das wird viel Arbeit“, denkt Jill. Aber sie freut sich auch darauf, denn sie macht Textarbeit gern.

In dieser Lerneinheit erfährst du:

Wie man eine Tabelle erstellt
Hoch Runter

Vorwort
Eine Tabelle ist ein System von waagerechten und senkrechten Linien, das zum übersichtlichen Organisieren von Informationen dient. Durch die Linien entstehen waagerechte Räume, die Zeilen. Die senkrechten Räume heißen Spalten. Zusammen bilden sie Zellen. Die Zeilen, Spalten und Zellen können unterschiedlich zueinander in Beziehung gesetzt werden.

Die Tabellenzellen können Text, Grafiken oder Bilder enthalten. Auf diese Weise kann man mit Hilfe von Tabellen auch Seitenlayouts gestalten.
In Tabellen kann man Texte alphabetisch oder nach Nummern anordnen. Auch verschiedene Berechnungen kann man über eine Tabelle abwickeln.

Tabelle erstellen
Im Menü Tabelle finden sich drei Befehle, mit denen man eine Tabelle zeichnen kann. Mit dem Befehl Tabelle zeichnen wird eine leere Tabelle erstellt. Mit dem Bleistifttool kann man selbst Spalten, Zeilen und Zellen zeichnen.

Über den Befehl Einfügen und danach Tabelle richtet man eine Tabelle ein. Bei diesem Vorgang kann man vorher genau festlegen, wie viele Zeilen und Spalten die Tabelle haben soll.

Schließlich kann man noch den Befehl Umwandeln und danach Text in Tabelle benutzen. Dabei wird ein vorhandener Text in eine Tabelle umgewandelt.

Hat man eine leere Tabelle erstellt, kann man den Text eingeben, indem man einfach auf die einzelnen Zellen klickt. Um die Zelle zu wechseln, nutzt man die Tabstopptaste oder die Pfeiltasten.

Tabellen
Tabellen

Mach’s nach: Stundenplan
Jill möchte ihren Stundenplan mit Microsoft Word selbst gestalten. Über das Menü Tabelle klickt Jill im Untermenü Einfügen auf den Befehl Tabelle. Das Dialogfenster Tabelle einfügen öffnet sich. Hier gibt Jill im Bereich Tabellengröße die Spaltenzahl mit 6 und die Zeilenzahl mit 11 an. Dann drückt sie den OK Button. Ein Tabellengitter entsprechend der Vorgaben wird dargestellt.

In die obere Zeile gibt Jill zuerst „Zeit“ und danach hintereinander alle Wochentage ein. Dann markiert sie die obere Zeile, indem sie den Mauszeiger links neben die Zeile platziert und einmal klickt. Sie beginnt die Tabelle zu formatieren. Das geht ebenso wie bei anderen Texten in Microsoft Word über die Formatierungssymbolleiste. Hier kann sie Schriftart, Schriftgröße oder Schriftstil bestimmen. Sie entscheidet sich für die Schrift „Comic Sans MS“ in 11 Punkt fett.

Zusätzlich zur Formatierungssymbolleiste wird beim Arbeiten mit Tabellen die Tabellensymbolleiste eingeblendet. Durch verschiedene Symbole sind hier Gestaltungsmöglichkeiten für Tabellen aufgeführt, die besonders häufig verwendet werden.

Jill drückt auf das kleine Symbol, das wie ein Kännchen aussieht. Hier kann sie die Schattierungsfarbe für die obere Zeile festlegen. Sie wählt die Farbe orange aus. Danach ändert sie noch einmal die Schriftfarbe der Zeile in weiß. Jetzt ist das Gerüst des Stundenplans fertig.

Stundenplan
Übung: Beispiel einer Tabelle
Ein Stundenplan ist nur ein Beispiel für eine Tabelle. Es gibt viele andere Möglichkeiten Tabellen einzusetzen: Adress- und Telefonlisten, Übersichten, Wochenplaner und so fort.


Zeilen und Spalten hinzufügen
An manchen Schulen gibt es Samstagsunterricht. Alle, die Jills Stundenplan nachgebaut haben, hätten also eine Spalte zu wenig. Das ist kein Problem. Auch nachträglich kann man Spalten und Zeilen einfügen. Microsoft Word fügt die neue Spalte links oder rechts vor der markierten Stelle ein. Bei den Zeilen geschieht das Einfügen ober- oder unterhalb der Markierung. Daher muss man sich vorher genau überlegen, wohin man den Cursor setzt, bevor man die nächsten Schritte unternimmt.

Hat man den Cursor an die gewünschte Stelle gesetzt, geht man über das Menü Tabelle auf das Untermenü Einfügen und sucht dort den passenden Befehl.

Das Tabelle zeichnen findet sich gleich als erstes Symbol auf der Tabellensymbolleiste. Man kann dieses auch dazu verwenden, Zeilen und Spalten an beliebiger Stelle zu zeichnen.

TIPP
Klickt man in die letzte Zeile einer Tabelle, kann man durch die Tabstopptaste oder die Eingabetaste schnell eine weitere Zeile hinzufügen.
Man kann auch mehrere Zeilen und Spalten einfügen: dazu braucht man vorher nur die die gewünschte Anzahl in der Tabelle markieren. Microsoft Word fügt dann ebenso viele Zeilen oder Spalten ein.

Markieren in Tabellen
Um eine Tabelle weiter bearbeiten zu können, sollte man wissen, wie man die einzelnen Teile am besten markiert. Wenn sich der Mauszeiger in der Nähe oder auf der Tabelle befindet, erscheint in der linken oberen Ecke über der Tabelle ein kleines Quadrat mit einem Kreuz. Mit dieser Schaltfläche kann man die gesamte Tabelle auswählen.

Um eine Spalte zu , zeigt man mit dem Mauszeiger auf den oberen Rand der Spalte. Wenn ein kleiner schwarzer Pfeil auftaucht, kann man durch Klicken die Spalte .

Eine Zelle markiert man, indem man sie dreifach anklickt. Mehrere Zellen markiert man, wenn man in die erste Zelle klickt und dann die Umschalttaste drückt. Nun kann man durch Anklicken weitere Zellen dazu .

Die Tabelle verändern
Natürlich kann man die Tabelle auch an anderen Stellen im nachhinein verändern.

Wenn man eine Tabelle erstellt hat, kann man auf dem kleine Markierungen sehen. Verschiebt man sie, ändert man die Breite einer Spalte oder die Höhe einer Zeile. Das kann man über das Menü Ansicht dazu schalten.

Außerdem kann man das Gefüge der Zellen verändern, indem man mehrere Zellen verbindet: Man markiert alle Zellen, die man verbinden möchte und geht dann über das Menü Tabelle zum Befehl Zellen verbinden.

Ebenso kann man eine Zelle weiter aufteilen und zwar in weitere Zellen oder auch Spalten und Zeilen. Hier setzt man den Cursor in die entsprechende Zelle und geht über das Menü Tabelle auf den Befehl Zelle teilen. Im Dialogfenster Zelle teilen stellt man dann ein, in wie viele Spalten und Zeilen die Zelle aufgeteilt werden soll.

Tabellen
Tabellen

Mach’s nach 1b: Stundenplan erweitern
Jill hat ihren Stundenplan inzwischen fertig gestellt. Nun fällt ihr ein, dass sie auch ihr Volleyballtraining dort eintragen könnte. Auf diese Weise hat sie gleich einen Tagesplan und den Überblick.

Zunächst muss Jill den Plan um einige Zeilen erweitern. Sie markiert dazu drei Zellen und wählt dann über das Menü Tabelle das Untermenü Einfügen und den Befehl Zeilen unterhalb. Microsoft Word fügt gleich drei Zellen hinzu.

Damit sich Vor- und Nachmittag unterscheiden, gibt Jill dem Schulbereich eine andere Farbe. Sie markiert nach der Titelzeile acht Zeilen und sucht sich über die Symbolschaltfläche Schattierungen eine Farbe aus.

Das Volleyballtraining ist Montag- und Donnerstagnachmittag. Es findet jeweils zu verschiedenen Uhrzeiten und in verschiedenen Hallen statt. In der Spalte „Montag“ markiert Jill die Zellen 10 bis 13. Über das Menü Tabelle geht sie auf den Befehl Zellen verbinden. Jetzt hat sie eine große Zelle, in die sie „Volleyball“ schreibt.

Sie wiederholt den Vorgang für Donnerstag. Da das Training hier später beginnt, verbindet Jill Zelle 11 bis 14. Dann tippt sie in die großen Zellen „Volleyball“ ein. Sie benutzt die Schrift Verdana in fett und 8 Punkt.

Zum Schluss ändert sie für die großen Zellen die Schattierungsfarbe, damit sie sich abheben.

Stundenplan erweitern
Übung: Verändern der Tabelle im Nachhinein
Wenn man vorher nicht genug Zeilen oder Spalten eingestellt hat, ist es auch später kein Problem die Tabelle zu verändern. Auch Tabellenzellen zu verbinden oder zu teilen ist ganz einfach.


Wie man eine Tabelle gestaltet
Hoch Runter

In der Tabelle Text formatieren
Auch der Text in einer Tabelle kann weiter bearbeitet werden. Man kann ihn links, rechts oder zentriert ausrichten, wie jeden anderen Text auch. Dabei kann man zeilen- oder spaltenweise vorgehen. Da aber Tabellenzellen manchmal mehr Höhe als Breite haben, kann auch die Textrichtung in einer Zelle geändert werden: Man markiert die entsprechende Zelle und wählt dann über das Menü
Format den Befehl Absatzrichtung. Im Dialogfenster Textrichtung – Tabellenzelle stellt man dann die gewünschte Richtung ein.

Mach’s nach: Textrichtung im Stundenplan ändern
Bei ihren Volleyballeintragungen im Stundenplan hat Jill die Textrichtung in der Spalte Volleyball geändert. Zuerst teilt sie die große Zelle wieder.

Dazu klickt sie erst in die Zelle und geht dann über das Menü Tabelle auf den Befehl Zellen teilen. Das Dialogfenster Zellen teilen öffnet sich. Hier gibt Jill für die Spaltenanzahl den Wert 2 an. Für die Zeilenanzahl tippt sie den Wert 1 ein und drückt dann den OK-Button.

Das Wort „Volleyball“ steht nun in der linken Spalte. Hier setzt Jill den Cursor ab und wählt über das Menü den Befehl Absatzrichtung. Im Dialogfenster Textrichtung – Tabellenzelle stellt sie den Text so ein, dass man ihn von unten nach oben lesen muss und klickt auf OK.

Nun kann sie auf der anderen Seite die Uhrzeit des Trainings und den Namen der Halle eintragen.

Textrichtung ändern
Übung: Textrichtung ändern
Wenn man eine längere Überschrift bzw. Information in einer schmalen Spalte unterbringen möchte, bietet es sich manchmal an, den Text quasi „hochkant“ verlaufen zu lassen.


Tabelleneigenschaften
Für die gesamte Tabelle kann bestimmt werden, wie sie im Text positioniert ist: Hat man die Tabelle erstellt, schiebt man den Mauszeiger auf das Symbol zur Markierung der gesamten Tabelle links oben. Hier führt man einen Doppelklick aus und gelangt so auf das Tabelleneigenschaften.

Auf der Registerkarte Tabelle findet man alle notwenigen Einstellmöglichkeiten für die Platzierung der Tabelle im Textverlauf.
Mit einer festgelegten Größe kann man einer Tabelle, die zuvor auf Auto für automatische Größe eingestellt war, eine neue Höhe und Breite zuweisen.

Im Bereich Ausrichtung wird die Ausrichtung der Tabelle im Verhältnis zum Text festgelegt: Sie kann links, rechts oder in der Mitte zum Text stehen.

Im Bereich Textfluss wird bestimmt, ob der Text die Tabelle einfasst oder nicht.

Auf der Registerkarte Zeile kann man eine feste Zeilenhöhe für alle Zeilen festsetzen. Führt man eine lange Tabelle über mehrere Seiten fort, wird hier auch festgelegt, ob die Tabelle auf jeder neuen Seite mit der Kopfzeile beginnen soll.

Das spart eine Menge Arbeit und macht das Verstehen der Tabelle leichter. Das gleiche gilt für die Registerkarte Spalte.

Übrigens
Jill hat die ersten acht Zeilen ihres Stundenplans nummeriert. Dazu hat sie alle Zellen markiert und dann in der Fomatieren-Symbolleiste auf die Symbolschaltfläche Nummerieren gedrückt. Automatisch werden die Zellen nummeriert.

Die Registerkarte Zelle bietet verschiedene Möglichkeiten, das Zellinnere zu bestimmen. Man kann auswählen, ob die Textzeilen in den Zellen oben, zentriert oder unten ausgerichtet sind. Klickt man auf den Button Optionen, so kommt man zum Dialogfenster Zelloptionen. Hier wird eingegeben, ob in den Zellen die Textzeilen umgebrochen werden.

Auch die Zellbegrenzung kann man angeben. Damit ist der Raum zwischen Zelle und Text gemeint. Gerade in sehr langen Tabellen mit viel Text, ist es übersichtlicher und zum Lesen leichter, wenn die Linien der Tabelle nicht zu dicht am Text kleben.

Die Tabelle im Text positionieren
Natürlich gibt es nicht nur große Tabellen, die sich über die gesamte Seite und mehrere Blätter hinweg erstrecken. Kleinere Tabellen muss man in das einer Seite ebenso einbinden, wie andere Objekte, z.B. Fotos oder Grafiken auch.

Ganz leicht kann man die Tabelle durch Drag & Drop verschieben. Dazu klickt man auf das kleine Quadrat mit dem Kreuz links über der Tabelle. Mit gedrückter linker Maustaste kann man nun die Tabelle auf die gewünschte Position verschieben.

Man kann die Tabelle auch ausrichten: nach einem Doppelklick auf die Tabelle öffnet sich das Dialogfenster Tabelleneigenschaften. Hier wählt man die Registerkarte Tabelle und kann die Ausrichtung einstellen.

Hat man einen Text links ausgerichtet und einen Einzug angegeben, sollte man das für die Tabelle auch tun. Im Feld Einzug von links gibt man den gleichen Wert wie beim Text ein. Steht die Option Einzug von links nicht zur Verfügung, klickt man im Bereich Textfluss die Möglichkeit Ohne an.

Hat man im Bereich Textfluss die Möglichkeit Umgebend ausgewählt, kann man die Tabelle über den Button Positionierung genau platzieren: Im Dialogfenster Tabellenposition stellt man in Zentimetern ein, wie viel Abstand die Tabelle von einem bestimmten Ausgangspunkt haben soll. Auch den Abstand zum umgebenden Text legt man hier fest.

Dialogfenster Tabelleneigenschaften
Übung: Tabelle in das Gesamtlayout einfügen
Nicht nur wie der Text in der Tabelle aussieht ist wichtig. Auch wie sich die Tabelle in das Gesamtlayout einfügt, kann festgelegt werden.


Tabellen können über mehrere Seiten hinweg gehen. Bei Seitenumbrüchen werden sie geteilt. Hier sollte man verschiedene Einstellungen vornehmen. Es ist ärgerlich und verwirrend, wenn eine Tabelle mitten in einer mehrzeiligen Zelle getrennt wird.

Wieder führt man einen Doppelklick aus, um auf das Dialogfenster Tabelleneigenschaften zu kommen und stellt die Registerkarte Zeile ein. Hier kann man das Kontrollkästchen Seitenumbruch in der Zeile zulassen deaktivieren.

Um in einer bestimmten Zeile einen Seitenumbruch einzufügen, klickt man auf die Zeile, die nach dem Umbruch auf der neuen Seite angezeigt werden soll. Dann drückt man die Steuerungs- und die Eingabetaste.

TIPP
Arbeitet man an einer sehr langen Tabelle, z.B. einer Adressliste, kann man die Daten schneller einfügen, indem man eine Datenmaske benutzt. Zunächst versieht man die Tabelle mit Spaltenüberschriften und stellt über das Menü Ansicht und Symbolleisten die Datenbank-Symbolleiste ein. Dann klickt man auf die Tabelle und wählt das Symbol Datenformular auf der Datenbank-Symbolleiste aus.
Jetzt wird jede Zeile der Tabelle als Datensatz angezeigt. Der Text der Spaltenüberschriften wird als „Feld“ angegeben. Mit den Pfeiltasten kann man zwischen den Feldern wechseln.

Rahmen und Linien
Jede Tabelle wird in Microsoft Word erst einmal mit Rahmenlinien mit einem halben Punkt Stärke versehen. Diese Rahmenlinien kann man unterschiedlich gestalten oder ganz löschen. Um trotzdem eine Orientierung über die Tabellenstruktur zu haben, gibt es die Gitternetzlinien. Sie die Zellbegrenzung, werden jedoch nicht gedruckt. Man kann sie über das Menü Tabelle mit dem Befehl Gitternetzlinie einblenden oder Gitternetzlinie ausblenden passend einstellen.

Mach’ s nach: Jills Lebenslauf
Jill hat das von ihrem Lebenslauf mit einer Tabelle gestaltet. Das sieht man nicht auf den ersten Blick. Wenn man jedoch die Gitternetzlinien einstellt, wird die Tabelle sichtbar. Nachdem Jill ein neues geöffnet hat, gibt sie die Überschrift „Lebenslauf“ ein. Dann macht sie einen Absatz und öffnet über das Menü Tabelle und Einfügen das Dialogfenster Tabelle einfügen.

Jill erstellt eine Tabelle mit drei Spalten und fünf Zeilen. Bei der Einstellung der optimalen Breite stellt Jill optimale Breite: ein.

Jill markiert die mittlere Spalte und öffnet über das Menü Tabelle mit dem Befehl Tabelleneigenschaften das gleichnamige Dialogfenster. Auf der Registerkarte Spalte legt sie die Breite der Spalte mit 0,5 cm fest und drückt den OK-Button.

Dann markiert sie die erste Zeile. Sie bestimmt über das Dialogfenster Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte Zeile die Höhe mit 0,56 cm.
Nun gibt sie in der dritten Spalte die Überschrift „Persönliche Daten“ ein und formatiert sie.

In der zweiten Zeile fügt Jill gleich in der ersten Zelle ihr Passbild ein. Das hat sie vorher in einem Bildbearbeitungsprogramm bereits auf die richtige Größe von 6cm x 4,5cm gebracht. Um das Bild herum möchte Jill noch etwas Raum gewinnen. Daher markiert Jill die zweite Zeile und gibt über das Dialogfenster Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte Zeile die Höhe der Zeile mit 6,3 cm an. Auf der Registerkarte Zelle stellt Jill die die Ausrichtung auf „zentriert“. Dann Drückt sie den OK-Button.

Jetzt markiert Jill die Tabellenzelle mit dem Bild und stellt über das Dialogfenster Tabelleneigenschaften die Breite der Spalte mit 4,5 cm ein. Mit dem Button nächste Spalte klickt sie sich bis zur letzten Spalte durch, um hier die Spaltenbreite mit 10,2 cm einzugeben. Dann drückt sie den OK-Button.

Erneut markiert Jill die gesamte Tabelle. Sie öffnet das Dialogfenster Tabelleneigenschaften. Auf der Registerkarte Tabelle befindet sich im unteren Bereich der Button Rahmen und Schattierungen. Indem Jill darauf drückt, gelangt sie zum gleichnamigen Dialogfenster.

Auf der Registerkarte Rahmen wählt Jill im Bereich Einstellen die Möglichkeit . Im nächsten Bereich kann sie die Linie genauer bestimmen: sie legt die Art, die Farbe und die Linienstärke fest. Im Bereich Vorschau bestimmt sie, dass nur die obere, die untere und die Zwischenlinien dargestellt werden sollen. Alle vertikalen Linien sind damit ausgeschaltet. Indem sie auf die OK-Buttons klickt, kann sie ihre Einstellungen überprüfen. Aber Achtung! Beim Überprüfen sollte man die Gitternetzlinien ausschalten, um einen richtigen Eindruck zu bekommen.

Jetzt gibt Jill in die übrigen Spalten ihre Daten ein. Da die einzelnen Textpassagen nicht lang sind, kann sie sie über die Eingabetaste von einander trennen. Wären sie mehrzeilig, sollte Jill pro Dateneinheit eine Zeile anlegen. Sonst verrutschen die Zeilen in der einer Spalte, ohne dass sich die Zeilen in den anderen Spalten verändern. Das gilt auch für die Zwischentitel.

Nachdem Jill ihren Text eingegeben hat, markiert sie die unteren Zellen und verbindet sie zu einer einzigen.

Jills Lebenslauf
Übung: Jills Lebenslauf als Tabelle
Auf den ersten Blick sieht Jills Lebenslauf nicht wie eine Tabelle aus. Schaltet man jedoch die Gitternetlinien hinzu, wird die Tabelle sichtbar.


Wann und warum man Textspalten braucht
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Wozu Spalten
In Microsoft Word versteht man unter einer Spalte einen Textblock, der einen eigenen Rand hat. In Tageszeitungen und Magazinen wird meist mit Textspalten gearbeitet. Denn die ideale Zeilenlänge beträgt ca. 7 Worte. Diese kann das menschliche Auge gut erfassen. Durch Spalten kann man diese Zeilenlänge meistens gut einhalten.

In Microsoft Word kann man auf einem
Dokument mehrere Spalten erstellen. Am Ende von einer Spalte setzt sich der Text dann in einer anderen Spalte oben fort.

Egal, wie man die Spalten festgelegt hat, der Text ist ebenso formatierbar, wie jeder andere Text. Für die Kopf oder die Fußzeile kann man keine Spalten erstellen.

Ganz leicht erhält man mehrere Textspalten, indem man auf der Standardsymbolleiste die Schaltfläche Spalten anklickt. So öffnet sich ein Ausklappmenü mit vier weißen Spalten. Durch das Darüberfahren mit dem Mauszeiger wählt man die Anzahl der Spalten aus. Die ausgewählten Spalten färben sich blau. Hat man die gewünschte Spaltenanzahl ausgewählt, klickt man auf die zuletzt ausgewählte Spalte.

Einstellungen für Spalten
Über das Menü öffnet sich auf den Befehl Spalten das gleichnamige Dialogfenster. Hier kann man bestimmte Einstellungen für Spalten ganz genau festlegen.

Im Bereich Voreinstellungen gibt es Vorschläge für verschiedene Layouts mit Spalten. Unmittelbar darunter kann man jedoch auch selbst eingeben, wie viele Spalten man haben möchte und wie groß sie sein sollen. Dabei muss man sich überlegen, ob diese Einstellungen für das gesamte gelten sollen oder nur für einen Abschnitt.

Über der Vorschau befindet sich das Kontrollkästchen Zwischenlinien. Ist es eingeschaltet, werden automatisch zwischen die Spalten Linien gesetzt. Für Texte mit vielen Absätzen und Zwischentiteln können Zwischenlinien den Lesenden helfen, einen Überblick zu behalten.

Das Dialogfenster „Spalten“
Übung: Ausrichten der Spalten
Im Dialogfenster „Spalten“ kann man sehr genau festlegen, wie die Spalten sein sollen: Die Breit, die Abstände – sogar Zwischenlinien sind einstellbar.


Fortsetzung folgt
Spalten sind eigentlich Textfelder, die miteinander verknüpft sind. Man kann sich ein Textfeld wie einen Behälter vorstellen, in dem Text oder Bilder aufbewahrt werden. Die Größe des Behälters ist veränderbar.

Eine Möglichkeit, ein mit Spalten zu versehen, wurde bereits vorgestellt.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, Textfelder verschiedener Größe auf einem zu verteilen und miteinander zu verknüpfen.

Dazu zieht man mindestens zwei Textfelder auf. Gleichzeitig öffnet sich die Textfeld-Symbolleiste. Man kann zunächst Text in ein Textfeld eingeben. Wenn das Textfeld voll ist, verknüpft man es mit einem weiteren Textfeld, indem man die entsprechende Symbolschaltfläche drückt. Der Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in eine Art Kännchen. Nun kann man in ein beliebiges leeres Textfeld klicken, um den Text weiter fließen zu lassen.
Die Symbolschaltfläche Textfeld verknüpfen erkennt man an drei miteinander verbundenen Gliedern.

Fortsetzung folgt...
Fortsetzung folgt...

Mach’s nach: Jills Newsletter
Seitdem die Schule eine Website hat, wäre die Schülerzeitung in der Schule beinahe eingegangen. Dann hatten die Schüler jedoch die Idee, eine Art herauszugeben. Es war eine kleinere und weniger aufwendige Ausgabe der früheren Schülerzeitung. Im weisen die Schüler alle zwei Monate auf Neuigkeiten der Schulwebsite oder der Schule hin bzw. auf andere Dinge, die für Schüler wichtig und interessant sein könnten. Der der Schule kann in kopierter Form gekauft werden. Digital kann man ihn kostenlos und auf Wunsch regelmäßig beziehen.

Nach der letzten Redaktionssitzung haben die Schüler besprochen, dass zwei Artikel im erscheinen werden, wer die Artikel schreibt und wie lang sie ungefähr sein sollen. Die Artikel werden per Email an Jill geschickt, die sie in das Newsletterlayout einfügt.

So hat Jill das angelegt:

Nachdem sie ein neues geöffnet hat, legt sie das Seitenlayout im Dialogfenster Seite einrichten fest. Das Dialogfenster findet sie über das Menü Datei und den Befehl Seite einrichten. Hier wählt sie die Registerkarte Seitenränder.

Die Seitenränder stellt sie links und rechts auf 1,6 cm. Oben reicht ein Rand von 1 cm, unten bleibt ein Rand von 2cm.

Nun legt Jill drei Spalten an. Sie geht im Menü auf den Befehl Spalten und öffnet so das gleichnamige Dialogfenster. Im Bereich Voreinstellungen stellt sie „3 Spalten“ ein. Dann setzt sie im Bereich Breite und Abstand ein Häkchen in das Kontrollkästchen gleiche Spaltenbreite. Die Spaltenbreite gibt sie mit 5,27 cm an, für den Abstand zwischen den Spalten wählt sie 1 cm. Ein weiteres Häkchen setzt Jill in das Kontrollkästchen Zwischenlinien.

Nun kopiert Jill den Text hinein, den sie vorher zusammengesellt hat. Aus Erfahrung weiß sie, dass 400 –500 Wörter, also ungefähr eine DIN A 4 Seite Text sich gut in einem dreispaltigen umsetzen lassen. Entsprechend hat sie ihren Text . Sie hat 400 Wörter und damit noch ausreichend Platz für ein paar Bilder.

Nach dem der Text steht, formatiert Jill die Überschriften (Times New Roman, 14 Punkt, fett) und den übrigen Text (Times New Roman, 11 Punkt).

Die Bilder hat Jill in einem Bildbearbeitungsprogramm auf die richtige Größe gebracht. Sie müssen ja in die Spalte (5,27 cm) passen! Microsoft Word passt die Größe zwar automatisch an die Spaltenbreite an, wer jedoch selbst bestimmen will, wie groß oder welcher Ausschnitt abgebildet werden soll, bereitet die Fotos besser entsprechend vor.

Layout für einen Newsletter
Übung: Newsletter im Spalten-Layout
Ein Newsletter sollte genau wie Zeitungen für das menschliche Auge gut lesbar gestaltet sein. Deshalb werden sie in den meisten Fällen im Spalten-Layout angelegt.


„Weiter auf Seite…“
Hinweise wie der im Titel zitierte, liest man in Zeitungen oder Zeitschriften häufig. Auf diese Weise kann man auch Textfelder miteinander verbinden, die sich nicht auf derselben Seite befinden: man erstellt ein Textfeld auf Seite 1 einer Schülerzeitung und verknüpft es mit einem Textfeld auf Seite 4.

Tageszeitungen verwenden dieses Verfahren gern: Mit interessanten Überschriften, Bildern als „Hingucker“ und Textanfängen, die Lust zum Weiterlesen wecken, wird dann auf Folgeseiten verwiesen.

Mehrere Artikel in einem können so miteinander verbunden werden. Die Verknüpfungen müssen nicht vorwärtsgerichtet sein. Außerdem kann man nicht nur rechteckige Textfelder verwenden. Auch das Verknüpfen von anderen Autoformen wie Kreisen, Pfeilen, Bannern usw. ist kein Problem. Nachdem man die Textfelder verknüpft und den Text eingefügt hat, kann man die Form der Textfelder ändern.

Flüssiger Text
Der Text aus verknüpften Textfeldern fließt wie eine Flüssigkeit von einem Behältnis ins nächste. Fügt man einem verknüpften Textfeld Text hinzu, verschiebt sich der Text bis ins letzte verknüpfte Textfeld. Löscht man irgendwo Zeilen heraus, fließt der übrige Text wieder zurück. Daher spricht man auch von Fliesstext.

Man kann z.B. auch zwei Artikel parallel von Seite 1 zu Seite 2 fließen lassen. Für den einen benutzt man jeweils die erste Spalte eines Blattes, für den anderen die zweite. Diese Art der Textdarstellung eignet sich besonders, wenn man Texte vergleichen möchte.

Überschriften
Jeder Artikel in einer Zeitung oder einer Zeitschrift hat eine eigene Überschrift. Oft gibt es jedoch auch noch übergeordnete Überschriften. Diese gehen dann über alle Spalten hinweg. Um eine solche Überschrift zu erstellen, wechselt man in die Seitenlayoutansicht. Dann sucht man die Spalte, die am weitesten links steht und gibt die Überschrift ein. Nun wird die Eingabetaste gedrückt und die Überschrift markiert. Danach wählt man über die Standardsymbolfläche Spalten eine Spalte aus.

Mach’ s nach: Überschrift für Jills Newsletter
Der Schul- von Jill und Jim ist fast fertig. Obendrauf sollten natürlich noch der Name der Schule und das Thema stehen. Jill möchte das als „übergeordnete Überschrift“ anlegen.

Sie tippt in die Spalte ganz links „ der Schinkel-Eosander Realschule Berlin – Thema Projektwoche Medien in unserer Schule“ ein. Dann markiert sie den eingetippten Text und öffnet über das Menü und den Befehl Spalten das entsprechende Dialogfenster. Hier klickt sie im Bereich Voreinstellung auf „1 Spalte“. – Schon ist die Überschrift fertig! Schriftart, -größe und -farbe der Überschrift können im Nachhinein noch formatiert werden.

Überschrift
Übung: Überschriften optisch ansprechend
Überschriften über mehrere Spalten laufen zu lassen ist nicht schwer und optisch ansprechender.


Spaltenumbruch
Wenn man ein mit Spalten angelegt hat, wird der Text am Ende einer Spalte automatisch umgebrochen und fließt in die nächste Spalte. Natürlich kann man den Umbruch auch selbst bestimmen. Das nennt sich dann manueller Spaltenumbruch. Dazu klickt man an die Stelle in der Spalte, wo der Text umgebrochen werden soll und geht über das Menü Einfügen auf den Befehl Spaltenumbruch. Damit wird der folgende Text von Microsoft Word in die nächste Spalte verschoben.

Spalten entfernen
Ebenso leicht wie man zusätzlich Spalten erstellen kann, wird man sie auch wieder los. In der Seitenlayoutansicht klickt man im auf eine beliebige Stelle und geht dann auf die Symbolschaltfläche Spalten. Hier wählt man durch Ziehen ein einspaltiges aus. Hat man das in mehrere Abschnitte gegliedert, muss man zuvor die betreffenden Abschnitte , um eine Änderung zu erwirken.

Zusammenfassung

Jetzt ist Jill fit beim Erstellen von Tabellen. Der Aufbau eines Stundenplans war noch eine leichte Übung für sie. Auf ihren Lebenslauf ist sie stolz. Man sieht nicht gleich, dass es eine Tabelle ist. So ist er jedoch übersichtlich und individuell. Dafür hat Jill auch eine ganze Weile daran herumgebastelt: die senkrechten Linien außen verschwinden zu lassen, war Tüftelei. Auch die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe hat Jill mehrmals verändert, bis alles passte.

Mit Jim zusammen hat sie dann das für den der Schule erarbeitet. Sie haben die Seite in drei Spalten aufgeteilt. Eine Projektwoche in der Schule war gerade zu Ende gegangen und es gab viele Bilder und viel zu berichten. Da alle Artikel des Newsletters mit dem Thema Projektwoche zu tun hatten, haben Jill und Jim eine gemeinsame Überschrift für die Ausgabe des Newsletters beschlossen. Der kann sich sehen lassen und hat reißend Absatz gefunden.

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